制作会社の提案を断るとき｜連絡の仕方と費用が出る場合

依頼先を決めたあとに残るのが、選ばなかった制作会社への連絡です。見積もりだけのやりとりなら気は楽ですが、打ち合わせを重ね、提案書やデザイン案まで作ってもらった会社には、どう伝えればよいか迷います。返事をしないまま時間が過ぎると、相手は予定を空けて待ち続けることになります。

この記事では、相手との進み具合（段階）ごとに、断りの連絡の時期と手段、そのまま使える例文をまとめます。あわせて、断っても費用を払う必要がある場合と、断った会社の提案を使わない理由を説明します。相見積もりの取り方と、見積もりの段階での基本の断り方はホームページの相見積もりの取り方にまとめているので、ここではその先の段階まで含めて扱います。

段階で変わる、断り方の重さ

制作会社とのやりとりは、どこまで進んだかで、相手がかけた手間も、断るときに気をつけることも変わります。

段階	相手がしたこと	連絡の手段	気をつけること
1. 問い合わせ・相談だけ	質問への答え、資料の送付	メール	返事が要るときだけ短く
2. 見積もりをもらった	条件の確認、見積書の作成	メール	決めたらすぐ、お礼と結果を
3. 提案・プレゼンを受けた	提案書、構成案、デザイン案、打ち合わせ	メール（電話を添えてもよい）	お礼を具体的に。提案料の約束を確かめる
4. 内諾を伝えていた	予定の確保、作業の準備	電話のあとにメール	契約が成り立っていないか、作業が始まっていないかを確かめる
5. 契約を結んだ	作業の着手	書面	断りではなく解約。契約書の定めに従う

5は「断る」ではなく契約の解約にあたるので、この記事では扱いません。契約書の解約の項目の見方はホームページ制作の契約書で確かめることを見てください。

連絡の時期と手段

決めたら、選んだ会社と契約を結ぶ前後で伝える

選んだ会社との契約が固まる前に断りの連絡をすると、その契約が流れたときに戻る先が無くなります。一方で、待たせすぎると相手の予定を縛ります。目安は次のとおりです。

• 選んだ会社に発注の意思を伝え、条件の確認が済んだら、その日か翌営業日に断りの連絡をする
• 結果を伝えると約束した日があれば、その日を過ぎない。決まらなければ「○日まで延びます」と先に知らせる
• 提案の場で「○日までに返事をください」と言われていたら、その日までに返事をする

手段は、相手の手間に合わせる

見積もりまでならメールで十分です。提案やプレゼンまで受けた会社には、メールで正式に伝えたうえで、担当者に電話で一言お礼を伝えると角が立ちません。内諾を伝えていた会社には、先に電話で事情を話し、そのあとに同じ内容をメールで送って記録を残します。

例文

見積もりをもらった会社へ

件名：ホームページ制作のお見積もりの件（【会社名】）

【制作会社名】【担当者名】様

先日はお見積もりをお送りいただき、ありがとうございました。社内で検討した結果、今回は別の会社にお願いすることになりました。ご丁寧にご対応いただいたにもかかわらず、ご期待に沿えず申し訳ありません。

またの機会がありましたら、どうぞよろしくお願いいたします。

提案・プレゼンを受けた会社へ

件名：ホームページ制作のご提案の件（【会社名】）

【制作会社名】【担当者名】様

先日はご提案のお時間をいただき、ありがとうございました。【採用の応募の導線を、仕事の一日から組み立てる案】は社内でも評価が高く、検討の最後まで残りました。

検討の結果、今回は【予算の範囲で更新の体制まで含めて組めること】を理由に、別の会社にお願いすることにいたしました。

お預かりした資料とご提案書は、社内の検討にだけ使い、ほかへ渡すことはありません。【提案料について、お約束のとおり○日までにお支払いします。請求書をお送りください。】

今回はご期待に沿えず申し訳ありません。またの機会がありましたら、よろしくお願いいたします。

【 】の部分は自社の事情に合わせて書き換えます。提案料の一文は、先に払うと約束していた場合だけ入れます。

内諾を伝えていた会社へ（電話のあとに送る）

件名：先ほどのお電話の件（【会社名】）

【制作会社名】【担当者名】様

先ほどはお電話で失礼いたしました。お伝えしたとおり、【社内の決裁で予算が通らなかったため】、今回のご依頼は見送らせていただくことになりました。一度お願いするとお伝えしておきながら、このようなご連絡となり、誠に申し訳ありません。

ご準備いただいていた作業がありましたら、内容と費用をお知らせください。社内で確かめたうえで、ご相談させてください。

言わないほうがよいこと

言わないほうがよいこと	理由	代わりに
他社の金額	他社の見積もりは相手の外に出す前提の情報ではない	「予算に合う構成だった」と条件で伝える
他社の提案の中身	他社の提案も、その会社の工夫の成果	決め手を自社の事情で書く
「あと○万円安ければ」	断りの場が値引きの交渉になり、相手を振り回す	値段の相談は、決める前の質問で済ませる
遠回しで、結果が分からない書き方	相手は待ち続ける	「別の会社にお願いすることになりました」と結果を先に
相手の提案や実績への批評	求められていない評価は角が立つ	決め手を前向きな言葉で

決め手を聞かれたら、自社の判断の材料を短く伝えます。相手が次の提案に生かせる形で答えるのが、手間をかけてもらったことへのお返しになります。

断っても費用が出る場合

見積もりや提案は、無料で出してもらうことが多いですが、いつも無料とは限りません。次の場合は、断っても支払いが要ります。

場合	考え方
提案料を払うと先に伝えていた	提案依頼書（RFP）や依頼のメールで「提案料をお支払いします」と書いていれば、選ばなかった会社にもその約束どおり払う
有料の提案（コンペ）として頼んだ	参加の条件として決めた額を払う。条件は頼む前に書面で示しておく
頼んで作業を始めてもらっていた	「先に構成だけ作ってください」「写真の撮影の日程を押さえてください」と頼んでいれば、その分の費用を相談する
口頭で依頼が成り立っていた	民法第522条では、契約は申込みと承諾で成り立ち、法令に特別の定めが無ければ書面は要らないとされている。「お願いします」と伝え、相手が引き受けていれば、断りではなく解約の話になりうる

契約が成り立ったあとにやめる場合は、民法の請負（第641条。仕事が終わるまでは、注文者は損害を賠償して解除できる）や委任（第651条）の決まりと、契約書の定めが関わります。この場合は、契約書を読み、相手と費用を話し合って決めます。

相手がフリーランス（個人で仕事を受ける人）で、有料の提案やデザインの作業を頼むときは、フリーランス・事業者間取引適正化等法により、仕事の内容や報酬の額、支払期日などを、書面やメールで明示する必要があります。提案を頼むときに条件を書いておけば、断るときにも迷いません。

費用で揉めないための頼み方

• 見積もりや提案を頼むときに、「提案は無料」か「提案料○円」かを書いておく
• デザイン案まで求めるなら、有料にするか、無料の範囲（構成案までなど）を決めておく
• 内諾を伝えるのは、社内の決裁が済んでからにする
• 正式な依頼の前に作業を頼まない。頼むなら、その作業の費用を先に決める

提案依頼書に書く項目はホームページ制作の提案依頼書（RFP）の書き方で説明しています。

断った会社の提案を使わない

提案書に入っていた構成案、デザイン案、文章、写真は、それを作った会社の著作物です。著作権法では、著作権の享有には登録などの手続きが要らないとされています（第17条第2項）。選考のために預かったものなので、断ったあとに次のような使い方をしないようにします。

• 選んだ会社に、断った会社のデザイン案を「この感じで」と渡す
• 断った会社の提案書の文章を、自社のホームページの原稿に使う
• 断った会社の提案の構成を、そのまま選んだ会社に伝えて作らせる

好みのデザインを選んだ会社に伝えたいときは、自分の言葉で書くか、公開されている参考サイトを挙げて、どこがよいかを伝えます。預かった提案書は、検討が終わったら社内の扱いを決め、求められれば返すか消します。

断りの連絡のチェックリスト

• 選んだ会社との条件の確認が済んでいる
• 見積もり・提案をもらった会社を全部、一覧にしてある
• 約束した返事の日を過ぎていない
• 提案料や作業の費用の約束が無いかを、依頼のメールや提案依頼書で確かめた
• 内諾を伝えた会社には、先に電話で伝える
• 他社の金額と提案の中身を書いていない
• 預かった提案書の扱いを決めた

依頼先を比べる段階の観点はホームページ制作会社の選び方にまとめています。Lapisデザインラボへのご相談はお問い合わせから受け付けています。費用の目安は概算のお見積りで出せます。