会社のメールを独自ドメインにする方法｜選び方と移すときの注意

会社の連絡にフリーメールや、インターネットの回線を契約したときのプロバイダのメールを使っている会社は少なくありません。始めたころはそれで困らなくても、取引先が増えると「このアドレスは本当にこの会社のものか」と見られる場面が出てきます。回線を乗り換えるとプロバイダのメールが使えなくなる、という困りごともあります。

この記事では、会社のメールを独自ドメイン（「info@会社名.co.jp」のように、自社で持つドメインを使ったアドレス）にする方法をまとめます。仕組み、メールを置くサービスの選び方、作るまでの手順、アドレスを変えるときの取引先への知らせ方、送ったメールを相手に届かせるための設定まで、順に説明します。

独自ドメインのメールにする理由

独自ドメインのメールにすると、次のような違いが出ます。

比べる点	フリーメール・プロバイダのメール	独自ドメインのメール
相手からの見え方	個人のアドレスと見分けがつかない	アドレスを見れば会社が分かる
回線や契約を変えたとき	プロバイダを変えると使えなくなる	ドメインを持ち続ける限り同じアドレス
社員が辞めたとき	個人の持ち物になりやすい	会社がアドレスを止めたり引き継いだりできる
役割のアドレス	作りにくい	「info@」「recruit@」などを作れる

いちばん大きいのは、アドレスが会社の持ち物になることです。社員ごとのアドレスも、問い合わせの窓口のアドレスも、会社が作り、止め、引き継げます。担当が代わっても、取引先は同じアドレスに送り続けられます。

独自ドメインのメールの仕組み

独自ドメインのメールは、次の3つがそろって動きます。

1. ドメイン：「会社名.co.jp」のような名前。ドメインを管理する事業者で取り、毎年更新する
2. メールを置くサービス：メールを受け取って保管し、送り出すところ。レンタルサーバーや業務用のメールのサービス
3. DNS の設定：「このドメインあてのメールは、このサービスに届けてください」という案内。MX レコードと呼ばれる設定が、その役割を持つ

ドメインとメールのサービスは、同じ会社で契約しても、別々の会社で契約してもかまいません。大事なのは、どちらも会社の名義で契約し、会社として管理画面に入れる状態にしておくことです。まだドメインを持っていない場合は、会社のドメインの取り方から始めてください。

メールを置くサービスの選び方

メールを置く先は、大きく3つに分かれます。

置き場	向いている会社	気をつける点
レンタルサーバーに付いているメール	ホームページと同じ契約でまとめたい、人数が少ない	容量や迷惑メール対策はサーバーの仕様しだい。サーバーを移すとメールも移す作業が出る
Google Workspace	Gmail に慣れている、予定表や共有のファイルも一緒に使いたい	人数（アカウント）ごとの月額。プランで容量が違う
Microsoft 365	Outlook や Word・Excel を社内で使っている	人数ごとの月額。プランで含まれるものが違う

選ぶときに見るのは、次の点です。

• 人数と増え方：アカウントごとに月額がかかるサービスは、人数が増えると費用も増えます
• 使い慣れた画面：毎日使う道具なので、社員が慣れている画面のほうが移りやすい
• ホームページとの関係：レンタルサーバーのメールは、サーバーを乗り換えるときにメールも一緒に移すことになります。業務用のメールのサービスに分けておくと、サイトの引っ越しとメールを切り離せます
• 管理の手間：アカウントの追加と停止、パスワードの再設定を、社内の誰がするか

料金はプランや契約の期間で変わり、改定もあります。2026年10月時点の Google Workspace の料金のページでは、どのプランにも独自ドメインの業務用メールが含まれると書かれています。申し込む前に、各サービスの料金のページで最新の額を確かめてください。

作るまでの手順

Google Workspace でもレンタルサーバーでも、流れはおおむね同じです。

1. ドメインを用意する：会社の名義で取る。すでにホームページのドメインがあれば、それを使う
2. メールのサービスを申し込む：申し込みの画面で会社のドメインを登録する
3. ドメインを持っていることを確かめる：サービスの案内に沿って、DNS に指定の値を入れる
4. アドレスを作る：社員ごとのアドレスと、「info@」などの役割のアドレスを作る
5. MX レコードを切り替える：DNS の MX レコードを、新しいサービスの値にする。古い MX レコードは消す
6. 送受信を試す：社外のアドレスとの間で、送る・受けるの両方を試す
7. パソコンとスマートフォンの設定：メールのソフトやアプリに新しいアカウントを入れる

5番の切り替えには時間がかかります。Google のヘルプでは、新しい MX レコードが認識されるまで最長で72時間ほどかかることがあるとされ、変更の間にメールが届かない時間が出るおそれがあるので、関係者に前もって知らせるよう書かれています。今のアドレスでやり取りしている最中に切り替える場合は、問い合わせの少ない日を選びます。

DNS の設定は、ドメインを管理している事業者の管理画面か、DNS を任せているサーバーの管理画面で行います。どこで設定しているか分からない場合は、先に確かめます。ホームページを制作会社に任せている場合は、DNS を触る前に必ず相談してください。サイトの表示に関わる設定と同じ場所にあるためです。

会社のメールアドレスを変えるときの移り方

フリーメールやプロバイダのメールから独自ドメインのメールへ移るときは、アドレスそのものが変わります。取引先に迷惑をかけない順番は、次のとおりです。

1. 新しいアドレスで送受信できる状態にする
2. 古いアドレスから、新しいアドレスへの転送を設定する（転送ができないサービスなら、しばらく両方を見る）
3. 取引先とお客様に知らせる：メールの署名、案内のメール、請求書の欄外などで
4. 紙と画面のアドレスを直す：名刺、会社案内、ホームページ、地図の店舗情報、求人の掲載
5. ログインに使っているアドレスを変える：銀行、会計のソフト、通販や予約のサービス、ドメインやサーバーの管理画面など
6. 古いアドレスに届くメールが無くなったのを確かめてから止める

いちばん漏れやすいのは5番です。各種のサービスのログインや、パスワードの再設定の連絡先に古いアドレスが残っていると、古いアドレスを止めたあとにログインできなくなります。アドレスを止める前に、そのアドレスで登録しているサービスを一覧にしておきます。

知らせる文面は、たとえば次のようにします。

このたび、当社のメールアドレスを変更いたしました。今後は【新しいアドレス】あてにお送りください。【古いアドレス】あてのメールも【日付】までは受け取れますが、お手数ですが連絡先のご登録の変更をお願いいたします。

送ったメールを相手に届かせる設定

独自ドメインのメールでは、送ったメールが相手の迷惑メールのフォルダに入らないようにする設定も、自社で持つことになります。代表的なのが SPF・DKIM・DMARC という3つの設定です。

Google の「メール送信者のガイドライン」では、2024年2月以降、Gmail の個人のアカウントあてに送るすべての送信者に、SPF か DKIM の設定を求めています。会社のメールを始めるときに、メールのサービスの案内に沿って SPF と DKIM を入れておくと、あとで困りません。ホームページの問い合わせフォームや、請求書を送るサービスが会社のアドレスで送っている場合は、それらも設定に含めます。設定の中身と、なりすましを防ぐ使い方は会社のメールのなりすまし対策で説明しています。

よくある失敗

• 制作会社や社員個人の名義でメールのサービスを契約していて、担当が代わったら管理画面に入れなくなった
• MX レコードを切り替えたが、古い MX レコードを消し忘れて、メールが届いたり届かなかったりした
• 古いアドレスをすぐに止めて、取引先のメールが戻るようになった
• 古いアドレスで登録していたサービスのパスワードを再設定できなくなった
• 問い合わせフォームの送り先を変え忘れ、問い合わせが古いアドレスに届き続けた

どれも、契約の名義と、古いアドレスの使い道を先に洗い出しておけば防げます。ドメインの名義の考え方はドメインとサーバーは誰の名義にすべきかにまとめています。

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