Googleビジネスプロフィールのオーナーを社内の誰にするか｜個人のアカウントにしない持ち方

Googleビジネスプロフィールは、開業のときに、その場にいた店長やスタッフが自分の Google アカウントで作ることがよくあります。そのまま何年も使っているうちに担当者が辞め、営業時間ひとつ直せなくなった、という相談は珍しくありません。

この記事では、ビジネスプロフィールのオーナーを担当者個人のものにせず、会社として持つための形を説明します。会社用のアカウントの作り方、社内の誰にどの権限を割り当てるか、担当者が辞めるときの手順、規模ごとの持ち方の例まで、Google のヘルプに沿ってまとめます。すでに辞めた人や前の業者がオーナーで困っている場合は、オーナー権限を取り戻す方法を先に読んでください。

まず、3つの立場の違いを押さえる

Google のヘルプでは、ビジネスプロフィールのユーザーの立場は次のように分かれています。

立場	できること	人数
メインのオーナー	オーナーのすべての操作。メインのオーナーの権限を譲る	1人だけ
オーナー	プロフィールを完全に管理できる。ユーザーの追加と削除、プロフィールの削除もできる	複数を置ける
管理者	情報の編集、投稿、口コミへの返信など、オーナーとほぼ同じ操作。ユーザーの追加と削除、プロフィールの削除はできない	複数を置ける

大事なのは、ユーザーを足したり外したりできるのはオーナーだけという点です。オーナーが辞めた担当者1人だけだと、会社の側で誰も権限を整えられなくなります。

会社として持つアカウントを用意する

個人のアカウントに頼らないために、会社として持つ Google アカウントを1つ用意します。

• 会社のメールアドレスで作る：Google のヘルプにあるとおり、Google アカウントは Gmail 以外の既存のメールアドレスでも作れます。担当者の名前の入ったアドレスではなく、「info@」のような会社の代表のアドレスを使います
• ビジネス管理用として作る：アカウントを作るとき、「自分用」と「ビジネス管理用」を選べます。ビジネス管理用で作ると、ビジネスプロフィールの設定を進めやすくなります
• 2段階認証を有効にする：パスワードだけでなく、確認の方法を複数登録し、バックアップコードを印刷して会社の決まった場所に保管します
• 復旧用の連絡先を会社のものにする：復旧用のメールアドレスと電話番号を、担当者個人のものではなく、会社の代表の番号やアドレスにします

会社のドメインのメールアドレスを持っていない場合は、先にドメインとメールを整えると、ほかのアカウントの名義もそろえやすくなります。方法は会社のメールを独自ドメインにする方法で説明しています。

社内の誰に、どの立場を割り当てるか

おすすめは、次の割り当てです。

立場	割り当てる相手	理由
メインのオーナー	会社として持つアカウント	人の入れ替わりに左右されない
オーナー（2人目）	代表者の個人のアカウント	会社のアカウントに入れなくなったときの備え
管理者	日々更新する担当者・店長の個人のアカウント	辞めたら外すだけで済む
管理者	MEO を頼む業者	契約が終わったら外す

担当者に会社用のアカウントのパスワードを渡して使ってもらう形は避けます。誰が操作したのか分からなくなり、辞めた人がいつまでもログインできる状態が残るからです。日々の更新は、それぞれの個人のアカウントを管理者として招待し、その人のアカウントで行ってもらいます。

なお、Google のヘルプでは、Google グループ（複数人のメールをまとめる仕組み）をオーナーや管理者として追加することはできないとされています。「部署のメーリングリストを招待すれば済む」とはいかないので、人ごとに招待します。

いま担当者の個人のアカウントがオーナーのとき

担当者が在籍しているうちに、次の順で移します。

1. 担当者に、会社用のアカウントをオーナーとして招待してもらう
2. 会社用のアカウントで招待を受ける
3. 担当者に、メインのオーナーを会社用のアカウントへ譲ってもらう
4. 代表者の個人のアカウントもオーナーとして招待する
5. 担当者の立場を管理者に替える（更新を続けてもらう場合）

Google のヘルプでは、新しく加わったオーナーや管理者は、約7日間は一部の操作が制限されるとされています。メインのオーナーを譲る操作がすぐにできない場合は、日を空けて進めます。手順の画面の流れはGoogleビジネスプロフィールの管理者の追加にまとめています。

担当者が辞めるときの手順

退職や異動が決まったら、最終日より前に次のことを済ませます。

• その人がメインのオーナーなら、会社用のアカウントへ譲ってもらった
• 「ユーザーとアクセス権」の一覧から、その人のアカウントを外した
• その人が会社用のアカウントのパスワードを知っていたなら、パスワードを変えた
• 2段階認証にその人のスマートフォンが登録されていたら、外した
• 引き継ぐ人を管理者として招待した

Google のヘルプでは、ユーザーを外しても、その人がした口コミへの返信や投稿はプロフィールに残るとされています。外すことで、これまでの返信が消える心配はありません。

規模ごとの持ち方の例

規模	メインのオーナー	ほかのオーナー	管理者
一人で営むお店	店主の個人のアカウント	家族など、もしもの時に頼れる人	業者（頼む場合）
従業員のいる1店舗	会社として持つアカウント	代表者	店長・担当者・業者
複数の店舗	会社として持つアカウント（ビジネス拠点グループのオーナー）	代表者・本部の責任者	各店の店長、業者

一人で営むお店では、会社用のアカウントを作っても管理する人が同じなので、店主の個人のアカウントで構いません。そのかわり、ログインの備えとしてもう1人のオーナーを置いておきます。

店舗が複数あるときは、Google のヘルプで「プロフィールの共有フォルダ」のようなものと説明されている、ビジネス拠点グループでまとめる方法があります。権限の分け方は複数店舗のGoogleビジネスプロフィールを任せるときで説明しています。

よくある困りごとと、避け方

困りごと	起きる理由	避け方
辞めた店長しかオーナーがいない	開店のときに店長の個人のアカウントで作った	会社として持つアカウントをメインのオーナーにする
会社用のアカウントに誰も入れない	2段階認証の電話が辞めた人のスマートフォンだった	確認の方法を複数登録し、バックアップコードを保管する
誰が投稿したのか分からない	会社用のアカウントのパスワードをみんなで使っていた	更新する人は、それぞれのアカウントで管理者として入る
業者がオーナーのまま契約が終わった	業者がプロフィールを作り、そのまま持っていた	業者は管理者で招待し、解約の日に外す

どれも、最初の持ち方を決めておけば防げることです。いま困っている場合は、在籍している人がいるうちに、上の「いま担当者の個人のアカウントがオーナーのとき」の順で移します。

一覧に残しておく

最後に、誰がどの立場かを、ドメインやアクセス解析のアカウントと一緒に一覧に残します。半年に一度ほど見直すと、辞めた人のアカウントが残っていないかに気づけます。一覧の作り方はホームページのアカウントの棚卸しにまとめています。

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