Googleビジネスプロフィールの管理者の追加｜業者にオーナーを渡さない

Googleマップに出るお店の情報（Googleビジネスプロフィール）の運用を、業者に頼んだり、スタッフと分担したりするとき、「お店のアカウントのパスワードを教えればよいのか」と迷う方は少なくありません。

パスワードを教える必要はありません。ビジネスプロフィールには、ほかの人の Google アカウントを、決めた権限で招待する仕組みがあります。この記事では、Google のヘルプに沿って、権限の違いと渡し方、外し方、メインのオーナーを譲る方法をまとめます。画面の言葉はヘルプの説明に合わせていますが、画面の作りは変わることがあるので、手元の画面と見比べながら進めてください。

3つの立場の違い

Google のヘルプ「ビジネス プロフィールのオーナーと管理者を管理する」では、次のように説明されています。

立場	できること	人数
メインのオーナー	オーナーのすべての作業に加え、メインのオーナーを譲る	1人だけ
オーナー	プロフィールを完全に管理できる。ユーザーの追加と削除、プロフィールの削除もできる	複数置ける
管理者	情報の編集、口コミへの返信、投稿などオーナーとほぼ同じ作業。ユーザーの追加と削除、プロフィールの削除はできない	複数置ける

オーナーと管理者の違いは、実質的に「ほかの人を出し入れできるか」と「プロフィールを消せるか」の2点です。日々の運用に要る作業は、管理者でもほぼすべてできます。

誰にどの権限を渡すか

相手	渡す権限	理由
経営者本人	メインのオーナー	お店の情報の最後の持ち主
共同の経営者、店長など、長く関わる人	オーナー	経営者が対応できないときの備え
MEO の業者、制作会社	管理者	運用はできるが、お店を締め出せない
短い期間だけ手伝う人	管理者	終わったら外す

オーナーを経営者1人だけにしておくと、その人が Google アカウントに入れなくなったとき、誰もユーザーを出し入れできなくなります。信頼できる人をもう1人、オーナーにしておくと安心です。

管理者を追加する手順

Google のヘルプでは、次の順に進めると説明されています。

1. ビジネスプロフィールを開く
2. 「その他」から「ビジネス プロフィールの設定」を開き、「ユーザーとアクセス権」を選ぶ
3. 追加のアイコンを選ぶ
4. 相手のメールアドレスを入れる
5. 「アクセス」で「管理者」を選ぶ
6. 「招待」を選ぶ

招待された人は、招待を承諾するとプロフィールに入れるようになります。業者を招待するときは、業者の担当者個人ではなく、業者の会社として管理している Google アカウントのメールアドレスを聞いておくと、担当者が替わったときにも困りません。

ユーザーを外す手順

業者との契約が終わったとき、スタッフが辞めたときは、その人をプロフィールから外します。

1. 「ビジネス プロフィールの設定」から「ユーザーとアクセス権」を開く
2. 外す人を選ぶ
3. 「ユーザーを削除」を選ぶ

ユーザーを外せるのはオーナーだけです。業者が管理者であれば、お店の側でいつでも外せます。反対に、業者がオーナーになっていると、業者がお店のオーナーを外すこともできてしまいます。

メインのオーナーを譲る手順

経営者が替わる、法人を作って名義を移すといった場合は、メインのオーナーを譲ります。Google のヘルプでは、次のように説明されています。

• 譲れるのはメインのオーナーだけ
• 譲る相手は、すでにそのプロフィールのオーナーか管理者になっている人
• 「ユーザーとアクセス権」で相手を選び、「アクセス」の編集から「メインのオーナー」を選んで保存する

また、新しいオーナーや管理者がすべての機能を使えるようになるまでには、7日間待つ必要があるとされています。業者を変える時期や、お店の引き継ぎの時期が決まっているときは、この待ちを見込んで早めに進めます。

オーナーにする Google アカウントの選び方

メインのオーナーにする Google アカウントは、経営者の個人のアカウントでも構いませんが、次の点を考えて選びます。

• ログインできなくなったときの備え：パスワードを忘れた、スマートフォンを失くした、というときに備えて、アカウントの復旧用のメールアドレスと電話番号を登録しておく
• 会社として持つアカウント：法人のお店では、会社のドメインのメールアドレスで作った Google アカウントをオーナーにし、経営者の個人のアカウントもオーナーに加えておく形がよく使われます
• 退職する人のアカウントを使わない：店長の個人のアカウントだけがオーナー、という形にすると、店長が辞めたときに困ります

自分が管理から外れるとき

業者の側や、手伝っていたスタッフの側が、自分から管理をやめることもできます。Google のヘルプでは、「ユーザーとアクセス権」の一覧で自分を選び、「管理をやめる」から「確認」を選ぶと説明されています。

業者との契約が終わったときは、お店の側で業者を外すだけでなく、業者の側にも外れてもらったことを確かめると確実です。解約の連絡のときに、「解約の日に管理者から外してください」と書いておきます。

店舗が複数あるとき

店舗が複数あるお店では、店舗ごとにビジネスプロフィールがあります。Google は、複数の店舗をまとめて扱う「ビジネス拠点グループ」の仕組みも用意していて、グループにもオーナーと管理者を置けます。業者に全店舗を任せる場合も、店舗ごとに権限を渡す場合も、オーナーはお店の側が持つという考え方は同じです。

業者と契約するときに決めておくこと

Google のサードパーティ ポリシーは、ビジネスプロフィールを扱う業者に対し、次のことを求めています。

• 顧客が常に、自分のプロフィールのオーナーか共同のオーナーであること
• 顧客とパスワードを共有しないこと
• プロフィールへの変更と編集を、すべて顧客に知らせること
• 契約が終わったら、業者のアカウントからプロフィールを外すこと

契約書には、これに合わせて、「業者は管理者として追加する」「解約の後、業者のアカウントを外す」「変更の内容を毎月知らせる」と書いておくと、後でもめません。業者の比べ方はMEO業者の選び方で説明しています。

招待のときによくある戸惑い

• 招待のメールが届かない：迷惑メールのフォルダに入っていることがあります。相手が別のアドレスで Google アカウントを作っていないかも確かめます
• 業者が「オーナーでないと作業できない」と言う：日々の運用はほぼ管理者でできます。ユーザーの出し入れが要る理由を聞いてください
• スタッフの個人のアカウントを招待してよいか：短い期間なら構いませんが、辞めるときに外すことを忘れないようにします

定期的に一覧を見直す

年に一度、決算や棚卸しの時期などに、「ユーザーとアクセス権」の一覧を開いて、今は関わっていない人や業者が残っていないかを確かめます。知らない名前がオーナーとして入っていたら、すぐに理由を確かめてください。

すでにオーナーの権限を業者や前の担当者に握られていて、自分で直せない場合は、Googleビジネスプロフィールのオーナー権限を取り戻す方法を読んでください。Lapisデザインラボの Googleマップ集客（MEO）では、ビジネスプロフィールをお客様の名義で持っていただく形で運用しています。条件は月額サービスの条件に載せています。